会社への、つたえかた — 休職・育休・退職を、誰に・何で・どう伝えるか（文例つき）

休むことを会社に伝えるのは、手続きのなかでいちばん気が重いところかもしれません。何から言えばいいか、どこまで話せばいいか。

先に、安心材料をひとつ。伝え方そのものを決めた法律は、ほとんどありません。 決まっているのは、育休の申出の出し方と中身、妊娠を伝えたあとの会社の義務、病気の情報の扱い。それ以外は、相手と手段に合わせて言葉を整えるだけです。

法律で決まっていること

休職には、育休のような「申出の方法」を決めた法律はありません。何を、誰に、いつまでに出すかは就業規則と会社の運用しだいです。だからこそ、最初の一言は「相談させてください」で十分です。

相手と手段で、伝え方を変える

直属の上司に、口頭で（対面・電話）: 最初の相談はここが多いはずです。結論を先に、詳しい事情はあとで。「体調のことで、しばらく休む相談をさせてください」と、まず時間をもらう。

直属の上司に、メールで: 対面がつらいとき、時間が合わないときに。記録が残るので、日付と次の連絡のめどを書いておくと行き違いが減ります。

人事・総務に: 手続きの窓口です。上司に話したあと、必要な書類と提出先、社会保険料や住民税の払い方を確かめます。

伝えるときの型は、どの相手にも共通です。

1. 結論を先に: 休みたい／相談したい
2. いつから・どのくらい: 分かる範囲で。未定なら「決まり次第」
3. 次の連絡: いつ、誰に、何で連絡するか
4. お礼とお詫びは一言ずつ: 長い謝罪はいりません

病気の詳しい中身まで話す必要があるかは、場面によります。不安なら、主治医と相談してから担当窓口に「どこまで書けばいいか」を聞いてください。

文例

以下は例です。会社の様式や、ふだんの言葉づかいに合わせて直してください。

体調のことで、休職の相談をしたい（上司あて・メール）

件名：ご相談のお願い（体調について）

○○さん

お疲れさまです。△△です。
体調がすぐれない状態が続いており、しばらく仕事を休む相談をさせていただきたく、ご連絡しました。
医療機関を受診し、休養が必要と言われています。
一度、お時間をいただけないでしょうか。電話でも構いません。
ご迷惑をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。

休職の手続きを確認したい（人事あて・メール）

件名：休職の手続きについて

人事部 ○○様

△△部の△△です。
上司の○○さんに相談のうえ、休職の手続きについてお伺いしたくご連絡しました。
次の3点を教えていただけますでしょうか。

1. 提出が必要な書類（診断書など）と提出先
2. 休職中の社会保険料と住民税の支払い方法
3. 傷病手当金の申請書の事業主の証明の手順

どうぞよろしくお願いいたします。

妊娠の報告と、育休の相談（上司あて・メール）

件名：ご報告とご相談（産休・育休について）

○○さん

お疲れさまです。△△です。
私事で恐縮ですが、妊娠しており、出産予定日は○月○日です。（配偶者の出産の場合は「妻（夫）が妊娠しており」）
産休・育休の取得を考えていますので、時期や引き継ぎについてご相談させてください。
どうぞよろしくお願いいたします。

育休の申出そのものは、会社の様式があればそれで出します。申出の中身（開始予定日・終了予定日など）は上の表のとおり決まっていて、期限は1か月前です（育休の申出はいつまでに）。

育休の申出書（会社の様式がないとき）

育児・介護休業法施行規則7条1項は、申出で伝える事項を挙げています。そのうち多くの人に当てはまるものを並べると、次のような形になります。上の子がいる、延長の申出であるなど、状況によって加わる事項もあるので、会社に確認してください。

育児休業申出書

○○株式会社 ○○様

申出日：○年○月○日
氏名：△△ △△
子の氏名：○○ ○○（生年月日：○年○月○日、続柄：長男）
（生まれる前の場合：出産予定者の氏名、出産予定日、本人との続柄）
育児休業開始予定日：○年○月○日
育児休業終了予定日：○年○月○日

上記のとおり、育児休業を申し出ます。

書面のほか、会社が認めていればファクシミリや電子メール等でも出せます（同規則7条2項）。

休職中の定期連絡（上司あて・メール）

件名：近況のご連絡

○○さん

△△です。休職中、ご配慮いただきありがとうございます。
○月○日の受診で、引き続き休養が必要と言われました。
次回の受診は○月○日の予定で、その後にまたご連絡します。

伝えたあとに

伝えたら、次は手続きです。休んでいる間のお金の申請先はもらいかた、払うものははらいかたへ。辞めることを伝える場合はやめかたに、退職の申出の決まりと文例をまとめています。